Канєва Т.В. (ру) Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2004)

6.5. Инвентаризация запасов

Для контроля за наличием и правильностью использования засел необходимо периодически проводить инвентаризации. их согласно Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальный ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины 30.10.1998 г. № 90.

В инструкции определен, что бюджетные учреждения обязаны проводить инвентаризацию запасов в следующие сроки:

- Драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них, а также драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в отходах и ломе, - Два раза в год: на 1 января и на 1 июля, по местам их хранения и непосредственно на производстве;

- Молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, пушных зверей и семей пчел - не менее одного раза в квартал;

- Готовых изделий, сырья и материалов, топлива, кормов, фуража и других материалов - не менее одного раза в год, но не ранее 1 октября;

- Продуктов питания и спирта - не менее одного раза в квартал Ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель бюджетного учреждения Для проведения инвентаризации по приказом руководителя создается комиссия из числа работников учреждения, с обязательным участием главного бухгалтера, которую и возглавляет руководитель учреждения или его заместитель. Инвентаризация запасов проводится по их местонахождению и по материально ответственными лицами. Фактическое наличие запасов при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера т., исходя из установленных единиц измерения запасов

Данные инвентаризации записываются в инвентаризационные описи по наименованиям запасов, их количеством, номенклатурному номеру видом, группой. Описи составляются в двух экземплярах (в случае смены материально ответственных лиц - в трех экземплярах) На выявленные при инвентаризации непригодные или испорченные материальные ценности дополнительно составляются акты, в которых указывают причины, степень и характер порчи материальных ценностей, а также виноваты в их порче лица Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы тоже инвентаризируемых за месту их нахождения и по материально ответственным лицам путем осмотра каждому предмету. их заносят в описи по наименованиям в соответствии с номенклатурных номеров и в единицах измерения, принятые в бухгалтерском учета. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые стали непригодными, в инвентаризационных описей не вписывают, а заносятся в акты, указав период эксплуатации, причины непригодности, возможности использования этих предметов для хозяйственной цели. При этом в описании делают отметки о непригодности.

Определение бухгалтерских результатов, выводы и предложения инвентаризационная комиссия отражает в протоколе заседания инвентаризационной комиссии

В протоколе указываются данные о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях и излишках, и указываются меры, принятые в отношении этих лиц. Материалы инвентаризации и решения по регулированию разногласий утверждается руководителем учреждения с включением результатов в отчет за тот период, в котором закончена инвентаризация, а также и в летний. Недостатка запасов сверх нормы естественной убыли, а также потери от их порчи относятся за счет виновных лиц для возмещения учреждению причиненных убытков. Определение сумм убытков осуществляется соответственно Постановлению Кабинета Министров Украины от 22.01.1996 г. № 116 «Об утверждении Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей и Закона Украины «О определения размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчи), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней или валютных ценностей ».

Недостачи запасов сверх норм естественной убыли, потери от порчи, стихийного бедствия, а также если конкретных виновников не установлено, потери от нераскрытых краж списываются с балансов на уменьшение финансирования лишь после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и принятия необходимых мер для недопущения фактов потерь в дальнейшем в таком порядке (табл.6.5)

В бухгалтерском учете излишки и недостачи запасов, выявленные при проведении инвентаризации отражаются следующими бухгалтерскими проводками (табл. 6.6).

Таблица 6.6.

Корреспонденции счетов по операциям учета результатов инвентаризации запасов

№	Содержание хозяйственных операций	Дебет	Кредит
1	Оприходованы выявленные при инвентаризации остатки материалов	231-236 238-239	701,681 702, 711-713
2	Списаны убытки материалов в пределах установленных норм, а также недостач и потерь от порчи материальных ценностей, отнесенных за счет учреждения	681, 701,702 711-713	201,202 204, 231-236 238, 239
3	Списание недостач и потерь материалов и продуктов питания, отнесенных по счет виновных лиц, кроме мяса, молока, мясных и молочных продуктов	363	231-236 238, 239
4	Оприходование остатков малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выделенных при инвентаризации	221	411
5	Описание выявленных при инвентаризации недостач малоценных и быстроизнашивающихся предметов, принятых за счет учреждения	411	221
6	Списание выявленных при инвентаризации недостач малоценных и быстроизнашивающихся предметов, отнесенных за счет виновных лиц время делается вторая запись	411 363	221 642

Информация о результатах инвентаризации, проведенной в бюджетном учреждении, должна быть отражена в таких формах годовой отчетности:

- Форма № 1 «Баланс»;

- Форма № 6 «Отчет о движении материалов и продуктов питания»;

- Форма № 7м «Отчет о задолженности бюджетных учреждений»;

- Форма № 7д "Отчет о задолженности бюджетных учреждений»;

- Форма № 9 «Отчет о результатах финансовой деятельности»;

- Форма № 15 «Отчет о недостатках и кражах денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях »;

- Пояснительная записка к годовому отчету.