Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко (ру) Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)
2.4.1.1. Учет кассовых операций в национальной валюте
наличностью как средства расчета осуществляются через кассу. Каждая учреждение, осуществляющее финансово-хозяйственную деятельность, должна осуществлять кассовые операции. Главной задачей при осуществлении таких операций является соблюдение установленных норм, правил и процедур, которые устанавливаются Национальным банком Украина. Важное место в кассовых операциях отведено соблюдению правил сохранение ликвидных активов бюджетного учреждения.
Кассовые операции (поступление наличных в кассу и выдача из нее) осуществляются бюджетными учреждениями, как хозрасчетными предприятиями, на основании "Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине" за № 72 от 19.02.2001 г.
Руководитель бюджетного учреждения с целью надлежащего ведения кассовых операций должен обеспечить все условия для хранения наличности и ведения кассовых операций, ведь он за это несет ответственность.
Об ответственности руководителя, то, кроме обязанностей по созданию надлежащих условий для обеспечения сохранности средств при их хранении, необходимо учесть и его ответственность за транспортировку наличности.
Для осуществления расчетов наличными бюджетное учреждение должно иметь собственную кассу.
Касса - это помещение или место, предназначенное для приема, выдачи и хранение наличных средств, других ценностей и кассовых документов, где ведется кассовая книга.
Для ведения кассовых операций каждое бюджетное учреждение (при большом объеме наличных операций) должен предусмотреть в своем штатном расписании отдельную должность - Кассира. В случае отсутствия такой единицы, обязанности по ведению кассовых операций возлагаются на работника финансово-экономической службы учреждения.
(Руководитель бюджетного учреждения одновременно с зачислением на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и ознакомляет его под роспись с Положением о ведении кассовых операций.
Кассир в соответствии с действующим законодательством Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя, при этом с этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время исполнения им обязанностей кассира.
При отсутствии кассира (из-за болезни и т.п.) ценности, находящиеся у него под отчетом, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
Необходимо обратить внимание и на порядок документального оформления кассовых операций.
Расчеты наличными в бюджетных учреждениях проводятся за счет средств, полученных из банков, и осуществляются через кассу бюджетного учреждения.
Как и каждая хозяйственная операция, кассовые операции осуществляются с помощью первичных документов. Документальное оформление производится с применением приходных и расходных кассовых ордеров, кассовых и товарных чеков, расчетных квитанций, проездных документов и т.п., которые подтверждают факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, а и счетов-фактур, договоров, соглашений, контрактов, актов закупки товаров т., хотя последние в бюджетных учреждениях редки.
Среди такого большого перечня первичных документов чаще кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, типовые формы и порядок заполнения которых утверждены Министерством статистики Украины и которые должны применяться всеми бюджетными учреждениями и организациями.
Итак, прием наличных денег кассами учреждений, в том числе и полученной из банка, производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем учреждения.
В подтверждение приема наличных выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем учреждения, и кассира, заверенная печатью (штампом) бюджетного учреждения.
При приеме наличных денег в кассу кассиры руководствуются Правилами определения платежности банкнот и монет. Оборотные памятные и юбилейные монеты, являющиеся действительными платежными средствами, должны приниматься в кассы по их номиналу без ограничений для всех видов платежей.
Выдача наличных из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленными платежными (расчетно-платежным) ведомостям (далее - расходные документы). Документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или лица, которые на это уполномочены. К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличности, расчеты и т.д..
Следует отметить, что в случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя то подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.
В случае выдачи отдельному физическому лицу наличных по расходным документом кассир требует предъявить паспорт или документ, его заменяющий, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном документе о получении наличности с указанием полученной суммы (Гривен - прописью, копеек - цифрами), используя чернила или шариковую ручку с темными чернилами.
Если расходный документ составлен на выдачу наличности нескольким лицам то получатели также предъявляют паспорта или документы, заменяющие их и расписываются в соответствующей графе документа.
Выдача наличности из кассы, не подтвержденная росписью получателя в расходном документе, для вывода остатка наличности в кассе не принимается.
Отметим, что выдача наличности лицам, которых нет в штатном расписании бюджетной учреждения, производится по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо или по отдельной ведомости (при коллективном выполнении работ по договору гражданско-правового характера).
Выдачу наличных денег кассир осуществляет только лицу, указанному в расходном документе. Если выдача наличности производится по доверенности, оформленной установленным порядком соответствии с действующим законодательством, в том числе и от лица, не имеет возможности через болезни или другим уважительным причинам поставить роспись собственноручно, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличных бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, которому поручено получить наличность. Если выдача наличности производится по ведомости, то перед росписью о * получение денег кассир делает в ней надпись: "По доверенности".
Сдача наличных в учреждение банка оформляется расходным кассовым ордером с отражением этой операции в кассовой книге. Документом, свидетельствующим о сдачи выручки в учреждение банка, является квитанция к объявлению на внесение наличности за подписями бухгалтера и кассира учреждения банка, заверенная печатью (штампом) учреждения банка, а в случае сдачи выручки инкассаторам банка документом является копия сопроводительной ведомости за подписью инкассатора, заверенная печатью (штампом) учреждения банка.
Выплаты, связанные с оплатой труда, стипендий, производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям или по расходным кассовым ордерам на каждого получателя.
На титульной странице платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличности за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи наличности и суммы (гривен - прописью, копеек - цифрами).
Аналогично может оформляться и одноразовая выдача наличных на оплату труда (в случае отпуска, болезни и т.д.), а также выдача депонированных сумм и наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам, в централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) сведения.
Разовые выдачи наличных денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордером.
По истечении установленных сроков выплат, связанных с оплатой труда, стипендий по платежным ведомостям кассир должен:
• в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не осуществлена выплата, поставить штамп или сделать надпись: "Депонировано" и составить реестр депонированных сумм;
• в конце ведомости указать фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащую депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и заверить надпись своей подписью. Если наличные средства выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Наличные по ведомости выдал (подпись)";
• выписать расходный кассовый ордер на фактически выданную сумму по ведомости, зарегистрировать его и осуществить соответствующую запись в кассовой книге.
При получении приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:
• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешительной надписи руководителя учреждения или лиц, которые им лиц;
• правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;
• наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Приходные кассовые ордера или расходные документы сразу же после получения или выдачи по ним наличности подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится штамп или надпись "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляются путем составления одного общего расходного кассового ордера.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные документы должны заполняться бухгалтером только чернильной или шариковой ручкой, с помощью пишущих машинок, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащее хранение этих записей в течение установленного для хранения документов срока.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Запрещается выдача приходных кассовых ордеров и расходных документов на руки лицам, вносящим или получающим наличные.
Прием и выдача наличности по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Пожалуй, самым существенным ограничением относительно порядка составления приходных и расходных кассовых документов является запрет исправлений.
Приходные кассовые ордера или расходные документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (Расчетно-платежных) ведомостей на выплаты, связанные с оплатой труда, регистрируются после их выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться помощью компьютерных средств, обеспечивающих формирование и распечатка необходимых кассовых документов. При этом в документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордерин ". который формируется и распечатывается за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств по целевому назначению.
Кассовые документы после составления кассиром отчета и его обработки в бухгалтерии комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются в отдельные папки, а не в общую подшивку за месяц, и хранятся в течение 36 месяцев по окончании календарного года материально ответственным лицом, на которое возложена обязанность хранения документов, в отдельном сейфе или специальном помещении передается под охрану, - как правило, это может быть помещение кассы.
Вынос из охраняемого помещения, кассовых документов разрешается только в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы обязательно возвращаются.
Также первичные кассовые документы, составленные по всем правилам, должны фиксироваться в синтетических и аналитических регистрах бухгалтерского учета. Таким образом, мы постепенно приблизились к отражению проведенных кассовых операций в бухгалтерском учете.
Первым сводного учетного реестра, где отображаются! все поступления и выдача наличных в национальной валюте предприятия, является кассовая книга (типовая форма КО-4, утвержденная приказом Минстата).
Кассовая книга - это документ бухгалтерского учета установленной формы, применяется для осуществления учета наличности в кассе предприятия.
Теперь немного подробнее о порядке отражения записей в кассовой книге, поскольку это чрезвычайно важно знать, и в первую очередь, кассиру. Бюджетное учреждение, которое имеет кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте. Заметим, что о получении и выдаче наличных в иностранной валюте идти дальше.
Обособленные подразделения, имеющим кассу и осуществляющим расчеты наличными, проводя кассовые операции по выдаче (приему) наличности на любые нужды по оформлением расходных (приходных) кассовых ордеров, должны также вести кассовые книги, которые издаются и оформляются предприятием - юридическим лицом, в состав которого они входят.
Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (Через копировальную бумагу) чернилами темного цвета шариковой или чернильной ручкой. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, что и является отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.
Исправления в кассовой книге не допускаются. Если исправления сделаны, то они заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, исполняет его обязанности.
Записи в кассовой книге делаются кассиром по операциям получения или выдачи наличности по каждому приходному кассовому ордеру и расходному документу в день их поступления или выдачи. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличности в кассе (имеющаяся наличность в период выплаты заработной платы пересчитывается с учетом наличности, выданной за незакрытыми платежным (расчетно-платежным) ведомостям следующий день) и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под роспись в кассовой книге.
При условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов кассовую книгу можно вести также в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечения, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отображение и распечатку документов "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира", по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме, утвержденной приказом Минстата.
Записи в кассовой книге осуществляются путем введения нужной информации первичных кассовых документов. Записи в кассовой книге должны производиться до начала следующего рабочего дня (т.е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в по строке рост с начала года.
В случае распечатывания "Вкладного листа кассовой книги" в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года - их общее количество за год.
После распечатки "Вкладного листа кассовой книги" и "Отчета кассира" кассир обязан проверить правильность составления этих документов, под. писать их и передать "Отчет кассира" вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под роспись в "Вкладные листы кассовой книги".
С целью обеспечения сохранности и удобства использования "Вкладной лист кассовой книги "в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. После окончании календарного года (или в зависимости от необходимости) "Вкладной лист кассовой книги »формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется печатью.
По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в течение 36 месяцев в архив бюджетного учреждения.
Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер или уполномоченное руководителем лицо (ответственный за организацию ведения бухгалтерского учета в учреждении).
Бухгалтерский учет движения и наличия денег в кассе учреждения или централизованной бухгалтерии ведется на счете ЗО "Касса", а именно на субсчете 301 "Касса в национальной валюте". Данный счет активный, и поэтому поступление денег в кассу отражается по дебету счета, а расходование - по кредиту (См. табл. 2.1).
Аналитический учет ведется в накопительной ведомости по кассовым операциям формы № 380 (мемориальный ордер № 1) и в книге формы № КО-4, КО-440.
Данный мемориальный ордер применяется при обработке отчетов кассиров с целью систематизации оборотов в кассе за текущий месяц. Каждый отчет кассира заносится в накопительной ведомости по соответствующим корреспондентским субсчетам одной строкой, то записываются все обороты в кассе по поступлению и расходованию средств по дебету или кредиту соответствующих субсчетов счета 30 "Касса".
Поскольку операции по поступлению наличных средств из регистрационных (специальных регистрационных, текущих) счетов в кассу учреждения и по внесению наличных средств из кассы на регистрационные (специальные регистрационные, текущие) счета также отражаются в мемориальном ордере № 2 или № 3, то при переносе итогов движения денежных средств в кассе с накопительной ведомости в книгу "Журнал-главная" эти обороты исключаются.
Позиция "Сумма оборотов по мемориальным ордером" в виде соответствующей корреспонденции счетов переносится в книгу "Журнал-главная".
Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверила мемориальный ордер, и главным бухгалтером.
При автоматизированном ведении бухгалтерского учета составление мемориального ордера по форме № 380-авт осуществляется аналогично порядку составления формы № 380.
Бюджетным учреждениям и организациям при осуществлении операций с наличными устанавливается лимит кассы. Они могут хранить в своей кассе наличность на конец Дня в пределах утвержденного лимита кассы. Порядок установления предприятиям лимита кассы, порядок и сроки сдачи наличной выручки регулируется Инструкцией о организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины.
Ответственность за непредоставление заявок-расчетов в определенные сроки и несвоевременное получение установленного лимита кассы согласно условиям договора на расчетно-кассовое обслуживание возлагается на учреждения.
Кассовые операции (поступление наличных в кассу и выдача из нее) осуществляются бюджетными учреждениями, как хозрасчетными предприятиями, на основании "Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине" за № 72 от 19.02.2001 г.
Руководитель бюджетного учреждения с целью надлежащего ведения кассовых операций должен обеспечить все условия для хранения наличности и ведения кассовых операций, ведь он за это несет ответственность.
Об ответственности руководителя, то, кроме обязанностей по созданию надлежащих условий для обеспечения сохранности средств при их хранении, необходимо учесть и его ответственность за транспортировку наличности.
Для осуществления расчетов наличными бюджетное учреждение должно иметь собственную кассу.
Касса - это помещение или место, предназначенное для приема, выдачи и хранение наличных средств, других ценностей и кассовых документов, где ведется кассовая книга.
Для ведения кассовых операций каждое бюджетное учреждение (при большом объеме наличных операций) должен предусмотреть в своем штатном расписании отдельную должность - Кассира. В случае отсутствия такой единицы, обязанности по ведению кассовых операций возлагаются на работника финансово-экономической службы учреждения.
(Руководитель бюджетного учреждения одновременно с зачислением на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и ознакомляет его под роспись с Положением о ведении кассовых операций.
Кассир в соответствии с действующим законодательством Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя, при этом с этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время исполнения им обязанностей кассира.
Необходимо обратить внимание и на порядок документального оформления кассовых операций.
Расчеты наличными в бюджетных учреждениях проводятся за счет средств, полученных из банков, и осуществляются через кассу бюджетного учреждения.
Как и каждая хозяйственная операция, кассовые операции осуществляются с помощью первичных документов. Документальное оформление производится с применением приходных и расходных кассовых ордеров, кассовых и товарных чеков, расчетных квитанций, проездных документов и т.п., которые подтверждают факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, а и счетов-фактур, договоров, соглашений, контрактов, актов закупки товаров т., хотя последние в бюджетных учреждениях редки.
Среди такого большого перечня первичных документов чаще кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, типовые формы и порядок заполнения которых утверждены Министерством статистики Украины и которые должны применяться всеми бюджетными учреждениями и организациями.
Итак, прием наличных денег кассами учреждений, в том числе и полученной из банка, производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем учреждения.
В подтверждение приема наличных выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем учреждения, и кассира, заверенная печатью (штампом) бюджетного учреждения.
При приеме наличных денег в кассу кассиры руководствуются Правилами определения платежности банкнот и монет. Оборотные памятные и юбилейные монеты, являющиеся действительными платежными средствами, должны приниматься в кассы по их номиналу без ограничений для всех видов платежей.
Выдача наличных из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленными платежными (расчетно-платежным) ведомостям (далее - расходные документы). Документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или лица, которые на это уполномочены. К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличности, расчеты и т.д..
Следует отметить, что в случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя то подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.
В случае выдачи отдельному физическому лицу наличных по расходным документом кассир требует предъявить паспорт или документ, его заменяющий, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном документе о получении наличности с указанием полученной суммы (Гривен - прописью, копеек - цифрами), используя чернила или шариковую ручку с темными чернилами.
Если расходный документ составлен на выдачу наличности нескольким лицам то получатели также предъявляют паспорта или документы, заменяющие их и расписываются в соответствующей графе документа.
Выдача наличности из кассы, не подтвержденная росписью получателя в расходном документе, для вывода остатка наличности в кассе не принимается.
Отметим, что выдача наличности лицам, которых нет в штатном расписании бюджетной учреждения, производится по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо или по отдельной ведомости (при коллективном выполнении работ по договору гражданско-правового характера).
Выдачу наличных денег кассир осуществляет только лицу, указанному в расходном документе. Если выдача наличности производится по доверенности, оформленной установленным порядком соответствии с действующим законодательством, в том числе и от лица, не имеет возможности через болезни или другим уважительным причинам поставить роспись собственноручно, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличных бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, которому поручено получить наличность. Если выдача наличности производится по ведомости, то перед росписью о * получение денег кассир делает в ней надпись: "По доверенности".
Выплаты, связанные с оплатой труда, стипендий, производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям или по расходным кассовым ордерам на каждого получателя.
На титульной странице платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличности за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи наличности и суммы (гривен - прописью, копеек - цифрами).
Аналогично может оформляться и одноразовая выдача наличных на оплату труда (в случае отпуска, болезни и т.д.), а также выдача депонированных сумм и наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам, в централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) сведения.
Разовые выдачи наличных денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордером.
По истечении установленных сроков выплат, связанных с оплатой труда, стипендий по платежным ведомостям кассир должен:
• в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не осуществлена выплата, поставить штамп или сделать надпись: "Депонировано" и составить реестр депонированных сумм;
• в конце ведомости указать фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащую депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и заверить надпись своей подписью. Если наличные средства выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Наличные по ведомости выдал (подпись)";
• выписать расходный кассовый ордер на фактически выданную сумму по ведомости, зарегистрировать его и осуществить соответствующую запись в кассовой книге.
При получении приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:
• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешительной надписи руководителя учреждения или лиц, которые им лиц;
• правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;
• наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Приходные кассовые ордера или расходные документы сразу же после получения или выдачи по ним наличности подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится штамп или надпись "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляются путем составления одного общего расходного кассового ордера.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные документы должны заполняться бухгалтером только чернильной или шариковой ручкой, с помощью пишущих машинок, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащее хранение этих записей в течение установленного для хранения документов срока.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Запрещается выдача приходных кассовых ордеров и расходных документов на руки лицам, вносящим или получающим наличные.
Прием и выдача наличности по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Приходные кассовые ордера или расходные документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (Расчетно-платежных) ведомостей на выплаты, связанные с оплатой труда, регистрируются после их выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться помощью компьютерных средств, обеспечивающих формирование и распечатка необходимых кассовых документов. При этом в документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордерин ". который формируется и распечатывается за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств по целевому назначению.
Кассовые документы после составления кассиром отчета и его обработки в бухгалтерии комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются в отдельные папки, а не в общую подшивку за месяц, и хранятся в течение 36 месяцев по окончании календарного года материально ответственным лицом, на которое возложена обязанность хранения документов, в отдельном сейфе или специальном помещении передается под охрану, - как правило, это может быть помещение кассы.
Вынос из охраняемого помещения, кассовых документов разрешается только в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы обязательно возвращаются.
Также первичные кассовые документы, составленные по всем правилам, должны фиксироваться в синтетических и аналитических регистрах бухгалтерского учета. Таким образом, мы постепенно приблизились к отражению проведенных кассовых операций в бухгалтерском учете.
Первым сводного учетного реестра, где отображаются! все поступления и выдача наличных в национальной валюте предприятия, является кассовая книга (типовая форма КО-4, утвержденная приказом Минстата).
Кассовая книга - это документ бухгалтерского учета установленной формы, применяется для осуществления учета наличности в кассе предприятия.
Теперь немного подробнее о порядке отражения записей в кассовой книге, поскольку это чрезвычайно важно знать, и в первую очередь, кассиру. Бюджетное учреждение, которое имеет кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте. Заметим, что о получении и выдаче наличных в иностранной валюте идти дальше.
Обособленные подразделения, имеющим кассу и осуществляющим расчеты наличными, проводя кассовые операции по выдаче (приему) наличности на любые нужды по оформлением расходных (приходных) кассовых ордеров, должны также вести кассовые книги, которые издаются и оформляются предприятием - юридическим лицом, в состав которого они входят.
Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (Через копировальную бумагу) чернилами темного цвета шариковой или чернильной ручкой. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, что и является отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.
Исправления в кассовой книге не допускаются. Если исправления сделаны, то они заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, исполняет его обязанности.
Записи в кассовой книге делаются кассиром по операциям получения или выдачи наличности по каждому приходному кассовому ордеру и расходному документу в день их поступления или выдачи. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличности в кассе (имеющаяся наличность в период выплаты заработной платы пересчитывается с учетом наличности, выданной за незакрытыми платежным (расчетно-платежным) ведомостям следующий день) и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под роспись в кассовой книге.
При условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов кассовую книгу можно вести также в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечения, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отображение и распечатку документов "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира", по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме, утвержденной приказом Минстата.
Записи в кассовой книге осуществляются путем введения нужной информации первичных кассовых документов. Записи в кассовой книге должны производиться до начала следующего рабочего дня (т.е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в по строке рост с начала года.
В случае распечатывания "Вкладного листа кассовой книги" в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года - их общее количество за год.
После распечатки "Вкладного листа кассовой книги" и "Отчета кассира" кассир обязан проверить правильность составления этих документов, под. писать их и передать "Отчет кассира" вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под роспись в "Вкладные листы кассовой книги".
С целью обеспечения сохранности и удобства использования "Вкладной лист кассовой книги "в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. После окончании календарного года (или в зависимости от необходимости) "Вкладной лист кассовой книги »формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется печатью.
По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в течение 36 месяцев в архив бюджетного учреждения.
Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер или уполномоченное руководителем лицо (ответственный за организацию ведения бухгалтерского учета в учреждении).
Бухгалтерский учет движения и наличия денег в кассе учреждения или централизованной бухгалтерии ведется на счете ЗО "Касса", а именно на субсчете 301 "Касса в национальной валюте". Данный счет активный, и поэтому поступление денег в кассу отражается по дебету счета, а расходование - по кредиту (См. табл. 2.1).
Аналитический учет ведется в накопительной ведомости по кассовым операциям формы № 380 (мемориальный ордер № 1) и в книге формы № КО-4, КО-440.
Данный мемориальный ордер применяется при обработке отчетов кассиров с целью систематизации оборотов в кассе за текущий месяц. Каждый отчет кассира заносится в накопительной ведомости по соответствующим корреспондентским субсчетам одной строкой, то записываются все обороты в кассе по поступлению и расходованию средств по дебету или кредиту соответствующих субсчетов счета 30 "Касса".
Поскольку операции по поступлению наличных средств из регистрационных (специальных регистрационных, текущих) счетов в кассу учреждения и по внесению наличных средств из кассы на регистрационные (специальные регистрационные, текущие) счета также отражаются в мемориальном ордере № 2 или № 3, то при переносе итогов движения денежных средств в кассе с накопительной ведомости в книгу "Журнал-главная" эти обороты исключаются.
Позиция "Сумма оборотов по мемориальным ордером" в виде соответствующей корреспонденции счетов переносится в книгу "Журнал-главная".
Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверила мемориальный ордер, и главным бухгалтером.
При автоматизированном ведении бухгалтерского учета составление мемориального ордера по форме № 380-авт осуществляется аналогично порядку составления формы № 380.
Бюджетным учреждениям и организациям при осуществлении операций с наличными устанавливается лимит кассы. Они могут хранить в своей кассе наличность на конец Дня в пределах утвержденного лимита кассы. Порядок установления предприятиям лимита кассы, порядок и сроки сдачи наличной выручки регулируется Инструкцией о организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины.
Ответственность за непредоставление заявок-расчетов в определенные сроки и несвоевременное получение установленного лимита кассы согласно условиям договора на расчетно-кассовое обслуживание возлагается на учреждения.
