Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)

Бухгалтерський облік ведеться шляхом застосування таких форм:

• меморіально-ордерна;

• журнально-ордерна;

• скорочена журнально-ордерна;

• автоматизована, або комп'ютерна.

В практичному застосуванні основною формою бухобліку в бюджетних установах є меморіально-ордерна.

При меморіально-ордерній формі можна виділити загальну схему обліку (див. рис.1 .2.).

Підставою для бухгалтерського обліку операцій як в бюджетних установах, так і в не бюджетних підприємствах і організаціях, є первинні документи. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Первинні документи можуть бути паперовими або електронними, але у формі, що доступна для читання та виключає внесення будь-яких змін. Також при електронному записі облікових регістрів має бути забезпечене отримання таких документів на паперових носіях.

Первинні документи, незалежно від форми запису, для надання їм юридичної сили повинні мати такі обов'язкові реквізити, які має перевірити відповідальний виконавець до введення їх в систему:

• назва документа (форми);

• номер та дата складання документа;

• назва установи, від імені якої складено документ;

• місце складання документа;

• назва отримувача коштів;

• зміст операції (підстава для її здійснення);

• сума операції (цифрами та прописом). Сума операції може бути відображена лише цифрами, якщо документ створено за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі;





• номери рахунків за дебетом та кредитом;

• назва банку, казначейства (отримувача та платника коштів) і № його коду;

• підписи відповідальних за здійснення операції осіб, правильно оформлені, з розшифровкою (підтвердження підпису на документі в електронному вигляді здійснюється за допомогою електронного коду працівника або електронного підпису);

• призначення платежу: назва товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ тощо), із зазначенням його номера і дати, зазначенням законодавчого акта, яким передбачене право безспірного стягнення та безакцентного списання коштів (його датa, номер і відповідний пункт);

• коди економічної класифікації видатків із зазначенням сум (за визначеним форматом) при здійсненні видатків із бюджету або перерозподілі бюджетних коштів;

• коди бюджетної класифікації доходів та термін платежу (у разі перерахування коштів до бюджету);

• суму податку на додану вартість або напис "без податку на додану вартість";

• на першому примірнику (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або отримувача коштів;

• зразки підписів та відбиток печатки, інші додаткові реквізити — для окремих документів.

Первинні документи можуть мати й інші додаткові реквізити. Використання факсиміле при вчиненні підпису, виправлення і підчистки у розрахункових документах не допускаються. Первинні документи, які не містять обов'язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

Первинні документи, що надійшли до бухгалтерії, перевіряються з точки зору їх повноти та правильності оформлення, заповнення реквізитів в них, а також змісту і законності здійснення фінансових операцій.

Особи, що склали і підписали документи, несуть відповідальність за достовірність їх даних, а також за своєчасне і якісне складання первинних документів. Всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також ті, що є підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому погашенню штампом або на них слід написати: "Одержано" чи "Оплачено" з зазначенням дати (числа, місяця, року).

Перевірені та прийняті до обліку документи систематизуються за датами здійснення операцій (за хронологічним порядком) і оформляються меморіальними ордерами — накопичувальними відомостями, яким присвоюються такі постійні номери:

• меморіальний ордер №1 — накопичувальна відомість за касовими операціями. Форма №380 (бюджет) та форма №380-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №2 — накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків). Форма №381 (бюджет) та форма №381-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №3 — накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків). Форма №382 (бюджет) та форма №382-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №4 — накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами. Форма №408 (бюджет) та форма №408-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №5 — зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій. Форма №405 (бюджет) та форма №405-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №6 —- накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами. Форма №409 (бюджет) та форма №409-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №7 — накопичувальна відомість за розрахунками рядку планових платежів. Форма №410 (бюджет) та форма №410-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №8 — накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами. Форма №386 (бюджет) та форма №386-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №9 — накопичувальна відомість про вибуття та періщення необоротних активів. Форма №438 (бюджет) та форма №438-авт (бюджет);

. меморіальний ордер №10 — накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів. Форма №439 (бюджет) та форма №439-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №11 — зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування. Форма №439 (бюджет) та форма №439-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №12 — зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування. Форма №411 (бюджет) та форма №411 -авт (бюджет);

• меморіальний ордер №13 — накопичувальна відомість витрачання Матеріалів. Форма №396 (бюджет) та форма №396-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №14 — накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ. Форма №409 (бюджет) та форма №409-авт (бюджет);

• меморіальний ордер №15 — зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей. Форма №406 (бюджет) та форма №406-авт (бюджет);

• меморіальний ордер № ___Форма №274 (бюджет) та форма №274-авт (бюджет).

Меморіальний ордер ф. №274 застосовується для відображення операцій, що не фіксуються в меморіальних ордерах №1-15, та для операцій, за якими не потрібно складати накопичувальні відомості та зведення.

Записи в меморіальному ордері здійснюються як за окремими первинними документами, так і за групами однорідних документів.

Кореспонденція субрахунків у меморіальному ордері записується залежно від характеру операцій за дебетом одного субрахунку та за кредитом іншого субрахунку чи дебетом одного субрахунку та кредитом декількох субрахунків, або навпаки, за кредитом одного субрахунку і дебетом декількох.

Таким меморіальним ордерам присвоюються номери, починаючи з 16, за кожний місяць окремо.

Позиція "Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.

Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.