Договірна ініціатива — це пропозиція однієї чи декількох держав укласти міжнародний договір для врегулювання певних відносин між собою. Зазвичай сторона, що виступила з такою пропозицією, представляє і проект майбутнього договору. Якщо пропозиція знаходить відгук, заінтересовані сторони визначають спільні заходи з підготовки тексту міжнародного договору.
З'ясування повноважень. Дії щодо укладання міжнародного договору виконують уповноважені на це особи. Представники держав повинні пред'явити відповідні повноваження (п/п (а) п. 1 ст. 7 Віденської конвенції 1969 p.), або вони можуть бути визнані такими, якщо «із практики відповідних держав або інших обставин випливає, що вони мають намір розглядати таку особу як ту, що представляє державу для цієї мети, і не вимагати пред'явлення повноважень» (п/п (б) п. 1 ст. 7 Віденської конвенції 1969 р.). Повноваження (як на всі стадії укладання договору, так і на будь-яку певну стадію) видаються відповідно до внутрішнього законодавства держави, яку представляють особи.
Деякі особи вважаються такими, що представляють державу за своєю посадою. Таким особам видання спеціальних повноважень не потрібно. Відповідно до п. 2 ст. 7 Віденської конвенції 1969 р. такими особами є: «а) голови держав, голови урядів і міністри закордонних справ — з метою здійснення всіх актів, що стосуються укладення договору; б) голови дипломатичних представництв — з метою прийняття тексту договору між державою, що акредитує, і державою, при якій вони акредитуються; в) представники, що уповноважені державами представляти їх на міжнародній конференції, в міжнародній організації або в одному з Ті органів, — з метою прийняття тексту договору на такій конференції, в такій організації або в такому
погані" Із цим положенням Конвенції кореспондують відповідні положення ст. 6 Закону України «Про міжнародні договори України».
Підготовка та прийняття тексту договору. Міжнародна практика дозволила напрацювати три основні організаційно-правові форми підготовки узгодженого тексту договору: звичайні дипломатичні канали, міжнародні конференції та міжнародні організації. Як правило, текст договору відпрацьовується в межах однієї з цих форм. Трапляються випадки, коли один і той самий договір під час підготовки проходить всі три стадії. На міжнародних конференціях і в міжнародних організаціях текст договору приймається згідно з їхніми процедурами.
До стадії підготовки узгодженого тексту міжнародного договору також відноситься прийняття тексту договору та встановлення його автентичності. Прийняттям тексту договору закінчуються переговори між державами щодо його підготовки. Існують дві форми прийняття тексту договору: підписання та парафування. Після узгодження та прийняття тексту договору необхідно зафіксувати, що він є остаточним і не підлягає зміні (встановлення автентичності тексту). Відповідно до ст. 10 Віденської конвенції 1969 р. текст договору стає автентичним і остаточним шляхом застосування процедури, про яку домовились держави, що беруть участь у переговорах: підписання, підписання ad referendum, парафування тексту договору або заключного акта конференції, що містить цей текст.
Підписання ad referendum (умовне, неостаточне підписання) в подальшому потребує підтвердження з боку компетентного органу відповідної держави або міжнародної організації.
Парафування — це встановлення автентичності тексту договору за допомогою ініціалів уповноважених осіб, які засвідчують, що узгоджений текст договору є остаточним Після парафування текст не може бути змінений навіть за згодою уповноважених осіб.
Висловлення згоди на обов'язковість договору. Останньою стадією укладання міжнародного договору є висловлення згоди суб'єктів міжнародного права на обов'язковість договору. Статті 11 Віденських конвенцій 1969 і 1986 років визначають такі способи висловлення згоди на обов'язковість договору: підписання договору, обмін документами що складають договір, ратифікацію договору, його прийняття, затвердження, приєднання до нього або будь-який інший спосіб, про який домовились сторони.
Підписання може одночасно бути й формою прийняття тексту договору, і формою висловлення згоди на його обов'язковість. Під час підписання держави дотримуються правила альтернату — чергування підписів. В оригінальному примірнику двостороннього договору, що призначається для цієї сторони, найменування держави, підписи уповноважених осіб містяться на почесному місці — під текстом договору з лівого боку, а найменування держави-контрагента, підписи її представників — з правого. На примірнику договору, що призначений для другої сторони, застосовується зворотний порядок. У багатосторонніх договорах найменування сторін і підписи представників розміщуються зазвичай зверху вниз в алфавітному порядку (відповідно до обраної мови).
Обмін документами, що утворюють договір, — це спрощена процедура його укладання. Посадові особи (як правило, міністри закордонних справ) надсилають один одному листи (ноти), у яких викладаються попередньо узгоджені положення щодо сутності питання. Обмін листами означає згоду на обов'язковість цих положень.
Ратифікація — це остаточне затвердження договору одним із вищих органів держави відповідно до процедури, передбаченої національним законодавством. Стаття 14 Віденської конвенції 1969 р. зазначає: «Згода держави на обов'язковість для неї договору висловлюється ратифікацією, якщо: а) договір передбачає, що така згода висловлюється ратифікацією; б) іншим чином встановлено, що держави, які беруть участь у переговорах, домовились про необхідність ратифікації; в) представник держави підписав договір за умови ратифікації; г) намір держави підписати договір за умови ратифікації випливає з повноважень її представника або був висловлений під час переговорів». Ратифікація втілюється у двох актах: міжнародному (ратифікаційній грамоті) та внутрішньодержавному нормативному акті (законі, указі й ін.), які відповідають двом основним функціям ратифікації: міжнародній внутрішньодержавній.
Відмова від ратифікації не є порушенням міжнародного права.
В Україні повноваження щодо ратифікації міжнародних договорів має Верховна Рада України. Закон України «Про міжнародні договори України» в ч. 2 ст. 9 встановлює, які міжнародні договори України підлягають ратифікації закон про ратифікацію, підписаний Головою Верховної Ради України, в подальшому має бути представлений для підпису Президенту України.
Прийняття та затвердження становлять собою більш спрощену процедуру виявлення згоди на обов'язковість договору. Але за своєю сутністю вони виконують ті ж самі функції, що й ратифікація. Пункт 2 ст. 14 Віденської конвенції 1969 р. зазначає: «Згода на обов'язковість для держави договору висловлюється прийняттям або затвердженням за умов, схожих на ті, що застосовуються до ратифікації*. У багатьох випадках прийняття та затвердження дозволяють вищим посадовим особам при укладанні міжнародного договору обійти положення внутрішнього законодавства, що вимагають ратифікації. Відповідно до ст. 12 Закону України «Про міжнародні договори України» договори, що не потребують ратифікації, затверджує або Президент (у формі указу), або Уряд (у формі постанови). Затвердження як форма виявлення згоди на обов'язковість тексту договору активно застосовується у практиці міжнародних організацій. Генеральна Асамблея затверджує угоди ООН з її спеціалізованими закладами.
Приєднання як окрема форма висловлення згоди на обов’язковість міжнародного договору реалізується у тому разі, коли держава з будь-яких причин спочатку не брала участі у договорі, а згодом захотіла приєднатися до нього. Порядок і умови приєднання обумовлюються текстом договору. У звичайних випадках приєднання здійснюється після набрання договором чинності шляхом депонування ратифікаційної грамоти або іншого документа про приєднання. В Україні питання приєднання до міжнародних договорів регулюються ст. 13 Закону України «Про міжнародні договори України».
Під час підписання договору або, якщо міжнародний договір підписаний за умови подальшої ратифікації (або іншого способу висловлення згоди на його обов'язковість), під час ратифікації держава може висловити до нього застереження. Необхідність застережень виникає у тих випадках, коли держава загалом зацікавлена в участі в договорі, але з тих чи інших причин не згодна з його окремими положеннями. Згідно з п/п. (г) п. 1 ст. 2 Віденської конвенції 1969 р. застереження — це «одностороння заява в будь-якому формулюванні та під будь-яким найменуванням, що зроблена державою під час підписання, ратифікації, прийняття або затвердження договору або приєднання до нього, через яку вона бажає виключити або змінити юридичну дію певних положень договору у їх застосуванні до цієї держави». Застереження можна робити тільки до багатосторонніх договорів. Застереження до двостороннього договору може розглядатися як пропозиція його перегляду.
Держава має право робити застереження до договору «за виключенням тих випадків, коли: а) це застереження забороняється договором; б) договір передбачає, що можна робити тільки певні застереження, до яких це застереження не відноситься; або в) у випадках, що не підпадають під дію пунктів (а) і (б), застереження не сумісне з об'єктом та метою договору» (ст. 19 Віденської конвенції 1969 р.)..