Для виникнення відносин між митним органом і власником товару необхідно не тільки перемістити товари через митний кордон, але й задекларувати їх. Декларування здійснюється шляхом заявлення в установленій формі точних даних про мету переміщення товарів через митний кордон, інших даних, необхідних для митного оформлення. Форма, порядок декларування, перелік даних, необхідних для цього, встановлюються Держмитслужбою. Декларування може здійснюватись у письмовій, усній формі, шляхом передачі даних електронною поштою та ін.
Товари декларуються митному органу, в якому здійснюється митне оформлення товарів. Одночасно декларуються і транспортні засоби, що їх перевозять. Як правило, кожна юридична особа акредитується на місцевій митниці (за місцем знаходження та юридичної реєстрації).
Порожні транспортні засоби і транспортні засоби, що перевозять пасажирів, декларуються при перетині митного кордону.
Морські, річкові, повітряні судна декларуються в порту чи аеропорту прибуття на територію України або в місцях їх вибуття з України не пізніше 3-х годин після перетину кордону.
При переміщенні товарів фізичною особою не для комерційних цілей, ручна поклажа і супроводжуваний багаж також декларується з одночасним поданням декларації.
Уніфікованим фінансовим документом, який містить необхідні дані про товар та інші предмети, що переміщуються через кордон у рамках експортно-імпортних операцій, є Вантажно-Митна декларація (ВМД). Порядок декларування визначено у Митному кодексі України та окремих наказах Держмитслужби.
Особою, що подає декларацію митному органу, є особа, що безпосередньо переміщує товари чи транспортні засоби, або митний брокер, який є професійним посередником між митним органом та юридичною чи фізичною особою.
Митний брокер — юридична особа. Для ведення брокерської діяльності необхідно отримати у Держмитслужбі свідоцтво про визнання декларантом, яке видається на юридичну особу, а брокер здійснює декларування та оформлення вантажу на підставі договору з юридичною особою. Митні брокери складають іспити в митниці за місцем акредитації і отримують право здійснення даного виду діяльності. Свідоцтво скасовується, якщо фірма стала банкрутом або при порушенні брокером законодавства (за поданням митниці).
На даний час прововідносини між митним органом і митним брокером визначені у Положенні про діяльність підприємств, що здійснюють декларування на підставі договору, яке затверджено наказом Держмитслужби № 340 від 22 липня 1997 р.
Відповідно до Положення митний брокер має право:
декларувати чи представляти до митного оформлення товари або майно інших організацій;
самостійно здійснювати будь-які операції по митному оформленню;
виконувати посередницькі функції за рахунок і за дорученням особи, яку представляє.
При здійсненні митного оформлення митний брокер виконує обов’язки і несе відповідальність у повному обсязі як особа, яка самостійно переміщує товари через митний кордон.
Митний брокер зобов’язаний:
проводити декларування товарів і транспортних засобів відповідно до встановленого порядку;
пред’являти митниці товари та інші предмети, що переміщуються через митний кордон;
подавати митниці документи, що містять дані, необхідні для здійснення митного контролю та митного оформлення;
забезпечувати сплату мита та митних зборів, якщо товари підлягають митному оподаткуванню;
сприяти митним органам у здійсненні митного оформлення, включаючи здійснення необхідних вантажних та інших операцій;
Для оформлення свідоцтва на здійснення брокерської діяльності в Держмитслужбу необхідно надіслати:
заяву з такими відомостями: повне найменування організації, юридична адреса, номер розрахунків у національній та іноземній валюті, зобов’язання про належне виконання обов’язків митного брокера;
копію свідоцтва про реєстрацію в державних органах влади;
довідку банку про платоспроможність;
копію платіжного доручення про перерахування еквіваленту (1200 дол. США) на рахунок Держмитслужби;
лист-погодження митниці з обґрунтуванням доцільності визнання суб’єкта митного брокерства та відповідності матеріально-технічного забезпечення для виконання обов’язків митного брокера (обов’язкова наявність комп’ютера, вміння володіти ним).
При неодноразовому невиконанні обов’язків з декларування та інших передбачених обов’язків брокера з декларування та оформлення вантажів і неплатоспроможності свідоцтво скасовується, а внесені як застава гроші переходять у повну власність Держмитслужби.
Митниця розглядає заяву особи про виконання обов’язків митного брокера 15 діб.
Для видачі кваліфікаційного свідоцтва в митниці утворюється кваліфікаційна комісія, яка приймає іспити у кандидатів. Збори за це йдуть на рахунок митниці (потреби Держмитслужби України).