Незалежно від вартості товарів (предметів) ВМД заповнюється в обов'язковому порядку при розміщенні товарів на митних ліцензійних складах (та випуску з них), при переміщенні через митний кордон товарів, що підлягають експортному контролю, а також при імпорті товарів, на які встановлено акцизний збір.
ВМД заповнюється на товари, фактурна вартість яких перевищує суму, еквівалентну 100 доларам США, а також на товари незалежно від їх фактурної вартості у випадках, передбачених законодавством.
ВМД складається на партію товарів за умови, що до всіх товарів вказаної партії застосований єдиний митний режим. Якщо партія складається з товарів, що мають різні коди за Товарною номенклатурою зовнішньоекономічної діяльності (УКТ ЗЕД), а також у випадках, якщо товари однакових кодів УКТ ЗЕД мають різні дані (країна походження, валюта оцінювання тощо), відомості вказуються на додаткових аркушах ВМД (форма МД-3). Одна ВМД з використанням додаткових аркушів складається не більше, ніж на 99 найменувань товарів.
Під час заповнення однієї ВМД загальна кількість додаткових аркушів не повинна перевищувати 33.
ВМД заповнюється державною мовою за допомогою комп'ютера. Під час заповнення ВМД може застосовуватися іноземна мова, якщо переклад з державної мови назв суб'єктів або фірмового (комерційного) найменування товару є недоцільним і істотно не впливає на принцип здійснення заходів тарифного або нетарифного регулювання. ВМД, заповнена з виправленнями (шляхом підчищення) і помилками, для оформлення не приймається. Виправлення можуть бути зроблені шляхом закреслення помилкових і внесення достовірних відомостей (друкарським способом або від руки). Не допускається більше трьох виправлень у ВМД. У графах 12, 22, 37, 42, 45, 46, 47 виправлення не допускаються. Кожне виправлення засвідчується
печаткою декларанта. Посадові особи органів Державної митної служби не мають права за власною ініціативою, за дорученням або на прохання декларанта заповнювати ВМД, змінювати або доповнювати відомості, вказані в ній, за винятком тих граф або відомостей, заповнення яких відноситься до компетенції органів Державної митної служби.
Разом з ВМД надається її електронна копія, яка використовується для прискорення проведення процедури митного оформлення товару.
Оформлені органом Державної митної служби аркуші ВМД розподіляються наступним чином:
- перший основний аркуш ("примірник для митниці")- зберігається разом з комплектом документів, на основі яких здійснювалося митне оформлення в митному підрозділі, що проводив митне оформлення, протягом 12 місяців, після чого передається на зберігання до архіву митниці;
- другий основний аркуш ("примірник для статистики")- використовується в підрозділі митної статистики (органі Державної митної служби);
- третій основний аркуш ("примірник для митниці") - використовується в підрозділі митних прибутків і платежів органу Державної митної служби;
- четвертий основний аркуш ("примірник для митниці") - використовується в залежності від виду зовнішньоекономічної операції:
а) під час оформлення товару, що вивозиться за межі митної території України, передається декларанту для доставки разом з товаром до органу Державної митної служби - пункту пропуску на митному кордоні України. Після проведення процедури пропуску він передається до архіву митниці, що здійснила пропуск товару через митний кордон;
б) під час оформлення товару, який ввозиться до митної території України, передається декларанту;
- п'ятий основний аркуш ("примірник для декларанта") передається декларантові.
Якщо декларування товару проводиться митним брокером, то під час митного оформлення товару, який ввозиться до митної території України, четвертий аркуш ВМД передається власникові товару, а п'ятий аркуш митному брокерові.
У разі необхідності орган Державної митної служби має право видавати (завіряти) заявникам (особам, вказаним у ВМД) засвідчені особистою номерною печаткою інспектора митниці ксерокопії оформленої ВМД згідно з обліком видачі таких копій.
Державна митна служба має право встановлювати інший: порядок розподілу аркушів ВМД для митних режимів, відмінних від режиму "імпорт" або "експорт".
Використана література: Владимиров К.Н. Митне регулювання: Навчальний посібник. - 2-ге видання - Херсон: Олді-плюс. / К.Н. Владимиров, В.Ю. Бардачова. — 2002. — 336 с.: іл.