Декларування здійснюється шляхом заявлення за встановленою формою точних відомостей про товари й транспортні засоби, мету їх переміщення суб'єктами зовнішньоекономічної діяльності через митний кордон України, а також інших відомостей, потрібних для здійснення їх митного контролю та митного оформлення (стаття 81 Митного кодексу України) Умови та порядок застосування форм декларування, перелік
відомостей, потрібних для здійснення митного контролю та митного оформлення, визначаються Кабінетом Міністрів України а порядок заповнення митних декларацій та інших документів, що застосовуються під час митного оформлення товарів і транспортних засобів, установлюється Держмитслужбою України.
У Класифікаторі документів, затвердженому наказом Держмитслужби України "Про затвердження Інструкції про порядок заповнення вантажної митної декларації" від 09.07.97 № 307 (зі змінами та доповненнями), визначено основні групи документів, що використовуються під час декларування та митного оформлення товарів і транспортних засобів:
• митні документи (вантажні митні декларації, попередні декларації, попередні повідомлення про намір ввезти товари в Україну, листи-узгодження на митне оформлення товарів і транспортних засобів поза місцем державної реєстрації суб'єкта тощо);
• транспортні документи (коносаменти, автомобільні, авіаційні та залізничні накладні, свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу, книжки МДП (Carnet TIR), свідоцтва про допущення транспортного засобу до перевезень під митними пломбами тощо);
• комерційні документи (рахунки-фактури, пакувальні листи, страхові поліси, сертифікати тощо);
• договори та контракти (зовнішньоекономічні договори, контракти, доповнення до них, внутрішні договори тощо);
• ліцензії, сертифікати, погодження, дозволи вповноважених органів;
• інші документи.
Перелік документів, що повинні подаватися до оформлення декларантом, залежить від різних факторів. З усіх документів, наведених у зазначеному Класифікаторі, можна виділити такі, що постійно супроводжують товари (товаротранспортні, комерційні документи тощо), і документи, потреба подання яких митниці певною мірою залежить від вимог державного регулювання зовнішньоекономічної діяльності до переміщуваних товарів. Мова йде про дозвільні документи державних органів, що є підставою для переміщення товарів через митний кордон України та митного оформлення. Haприклад, ліцензії Мінекономіки України будуть вимагатися при митному оформленні лише у випадках, коли товар, що є предметом зовнішньоекономічної угоди, підлягає ліцензуванню Якщо товари при переміщенні через митний кордон підлягають контролю з боку вповноважених державних органів, то для оформлення подаються відповідні документи, що є підтвердженням проведення такого контролю.
Порядком здійснення митного контролю й митного оформлення товарів і транспортних засобів із застосуванням вантажної митної декларації, затвердженим наказом Держмитслужби України від 14.10.2002 № 561 (зі змінами та доповненнями) установлено, що декларант подає митниці для здійснення митного оформлення такі документи та потрібну кількість їх копій
а) документи, що підтверджують повноваження декларації та на декларування товарів і транспортних засобів;
б) облікову картку суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності;
в) вантажну митну декларацію, заповнену згідно з обраний митним режимом;
г) товаротранспортні й інші товаросупровідні документи;
ґ) дозволи й сертифікати вповноважених державних органів (у встановлених законодавством випадках) та інші документи зазначені у вантажній митній декларації;
д) реєстр документів, завірений підписом і печаткою декларанта;
е) аркуш проведення митного контролю й митного оформлення товарів за вантажною митною декларацією.
У разі потреби на вимогу митного органу декларантом надається переклад поданих до оформлення документів на Державну мову. Правильність перекладу засвідчується особою, що здійснила переклад.
По закінченні оформлення документи (завірені в установленому порядку їх копії), що були підставою для митного оформлення конкретної партії товару, залишаються разом із вантажною митною декларацією на зберіганні в митному органі.
Порядком також передбачено, що за бажанням7 декларанта митному органу можуть подаватися й інші документи (пакувальні листи, сторінки каталогів, технічні описи тощо).
При здійсненні процедури декларування товарів доцільно враховувати положення статті 330 Митного кодексу України, якою установлено, що "неподання митному органу в установлений законодавством строк документів, передбачених відповідно до цього Кодексу для здійснення митного контролю товарів, транспортних засобів, що переміщуються через митний кордон України, незалежно від подання письмової декларації, — тягне за собою попередження або накладення штрафу на громадян у розмірі до п'яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а на посадових осіб підприємств — до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян".
Отже, повноті, комплектності документів, що подаються під час декларування товарів приділяється особлива увага з боку митних органів, а неподання митному органу в установлений законодавством строк документів є порушенням митних правил.