Канєва Т.В. Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2004)
4.2. Облік розрахунків із підзвітними особами
Підзвітні суми - це суми, видані авансом штатним працівникам бюджетної установи на певні строки та на певні цілі, на проведення витрат, які неможливо здійснити шляхом безготівкових розрахунків. Готівка на відрядження або під звіт видається працівникам установи на підставі їх письмової заяви за дозволом керівника установи і в разі відсутності заборгованості працівника за раніш отримані аванси. Якщо в службові обов'язки працівника установи входить придбання товарно-матеріальних цінностей, то на кожен факт придбання розпорядження керівника не потрібне, але з ним укладається договір на повну матеріальну відповідальність. Список таких осіб складається бухгалтерією і затверджується керівником установи (тільки на господарські потреби). Готівка, видана на відрядження або під звіт повинна бути витрачена лише на ті цілі, на які видано аванс. Передача готівкових коштів, виданих на відрядження або під звіт, від однієї особи іншій не дозволяється. Готівка, яка видана на відрядження або під звіт, але не повністю витрачена, має бути повернена в касу бюджетної установи до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому завершується таке відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії.
Розрахунки із підзвітними особами за службовими відрядженнями здійснюються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (із змінами та доповненнями) та постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.1999 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон». Службове відрядження - це поїздка працівника, який знаходиться у трудових відносинах з бюджетною установою (штатний працівник), за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Направлення працівника у відрядження здійснює керівник установи або його заступник шляхом оформлення наказу (розпорядження), в якому вказується пункт призначення, назва установи (організації), куди відряджається працівник, термін та мета відрядження. Необхідно зауважити, що термін перебування працівника у відрядженні визначається керівником або його заступником, але він не може перевищувати 30 календарних днів в Україні та 60 - для відрядження за кордон.
На підставі наказу (розпорядження) відповідальна особа бюджетної установи працівникові, який відбуває у відрядження, виписує посвідчення про відрядження. Ці посвідчення реєструються у спеціальному журналі.
Працівника, що відбуває у відрядження, установа зобов'язана забезпечити грошовими коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження, для оплати проїзду, найму житла та добових.
Для осіб, що відбувають у відрядження за рахунок бюджетних коштів, чинними нормативно-правовими актами встановлено додаткові обмеження:
- витрати на харчування, вартість якого включена в рахунки на оплату проживання в готелі, та на проїзд міським транспортом загального користування у місці відрядження, відшкодовуються за рахунок добових;
- витрати вартості проживання понад встановлені граничні норми та оплата витрат на перевезення більше 30 кг багажу, витрати на проїзд у м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах,які оплачуються по 1—4-й групах тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1 -ї та 2-ї категорії та повітряним транспортом за білетами 1-го класу та бізнес-класу, відшкодовуються в кожному окремому випадку відповідно до підтверджувальних документів лише за дозволом керівника установи.
За наявності підтверджувальних документів відрядженому працівникові відшкодовуються витрати:
- на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості про їзду транспортом загального користування з врахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість;
- на наймання житла з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях та включені в рахунки на оплату вартості проживання в готелі, але не більше 10% норм добових для країни, куди відряджений працівник за всі дні проживання, за користування холодильником, телевізором у межах норм, передбачених для певної країни відрядження, в Україні не більше 80 грн. за добу;
- на бронювання місця в готелях в розмірі не більше 50% вартості місця за добу;
- добові, за кожен день перебування працівника у відрядженні, в тому числі за час знаходження в дорозі, вихідні, святкові, неробочі дні. Добові для працівників, відряджених у межах України та за кордон, відшкодовуються відповідно до норм добових витрат для відповідної країни, згідно з додатком до постанови КМУ від 23.09.1999 р. № 663. Якщо ж працівник, відряджений за кордон або в межах України, відповідно до умов запрошення забезпечується стороною, що приймає, безкоштовним харчуванням, то добові відшкодовуються у відсотках до встановлених норм добових витрат для даної країни згідно з додатком, зокрема 80%- при одноразовому, 55% - при дворазовому, 35% - при триразовому харчуванні.
Установи, що відряджають працівників у межах України та за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах згідно з установленими нормами. Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Витрати за службовим відрядженням, не підтверджені оригіналами відповідних документів, працівникові не відшкодовуються.
Якщо наступає тимчасова непрацездатність відрядженого працівника,йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житла (крім випадків перебування на стаціонарному лікуванні), сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я повернутися до місця свого постійного проживання або до виконання покладеного на нього службового доручення, але на строк не більше двох місяців.
Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника та неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені у встановленому порядку. За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності до днів відрядження не включаються.
Аванс працівникові, відрядженому за кордон, видається в національній валюті країни, куди його відряджено, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які зумовлені реальними потребами країни відрядження.
Працівникові, відрядженому за кордон, відшкодовуються витрати:
- на проїзд як до місця відрядження і назад, так і в місці відрядження;
- на оплату рахунків за проживання в готелях, включаючи витрати на харчування, побутові послуги, користування холодильником, телевізором, кондиціонером;
- на оплату телефонних рахунків;
- на оформлення закордонних паспортів, віз, комісійних, обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи збори та податки, котрі належить сплатити у зв'язку із здійсненням таких витрат.
За час перебування у відрядженні за працівником зберігається його місце роботи та середній заробіток.
Після повернення із відрядження працівник протягом трьох банківських днів,у разі застосування платіжних карток - не пізніше десяти,а з дозволу керівника - 20 робочих днів, зобов'язаний надати в бухгалтерію звіт про використання коштів, наданих на відрядження або підзвіт, до якого обов'язково додаються посвідчення про відрядження з відмітками про прибуття і вибуття та оригінали документів, котрі підтверджують вартість проведених витрат. Залишок надміру використаних коштів повинен бути повернутий до каси установ у тій
валюті, в якій раніше було видано аванс, не пізніше трьох банківських днів після повернення із відрядження. Рішення щодо затвердження перевірених бухгалтерією звітів про використання коштів,наданих на відрядження або під звіт, приймає керівник установи або його заступник протягом трьох банківських днів.
Якщо суму надміру витрачених коштів працівник повертає пізніше закінчення третього банківського дня після завершення відрядження, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, то для таких осіб нараховується штраф у розмірі 15% від суми надміру витрачених коштів.
Якщо працівник не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін, то така сума підлягає оподаткуванню відповідно до Закону України «Про податок із доходів фізичних осіб» за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу, та нарахуванню штрафу в розмірі 15% суми таких надміру витрачених коштів.
У бюджетних установах витрати на відрядження здійснюються за рахунок коштів, передбачених кошторисом за кодом економічної класифікації видатків 1140 «Видатки на відрядження».
За рахунок підзвітних сум можуть бути проведені господарські витрати, а саме: придбання продуктів харчування, господарських товарів та медикаментів - у разі коли ці витрати неможливо або недоцільно провести в порядку безготівкових розрахунків.
У разі прийняття рішення розпорядниками бюджетних коштів про придбання продуктів харчування, господарських товарів та медикаментів за готівку такі розпорядники коштів письмово повідомляють про це ограни Державного казначейства.
Здійснення видатків готівкою господарських витрат проводиться за тими ж документами, що й у разі безготівкових розрахунків, і з дозволу головного розпорядника бюджетних коштів.
Після отримання готівки на придбання продуктів харчування, господарських товарів та медикаментів до органів ДКУ подають документи, котрі підтверджують здійснення видатків та взяття на облік матеріальних цінностей. Підтверджувальні документи подають протягом трьох робочих днів після придбання. У разі неподання розпорядниками коштів у встановлені строки документів ограни ДКУ припиняють видачу чеків на отримання готівки на зазначені цілі.
Протягом трьох банківських днів працівник зобов'язаний подати в бухгалтерію бюджетної установи звіт про використання коштів,наданих на відрядження або під звіт, до якого обов'язково додаються
відповідні підтверджувальні документи. Якщо звіт подається до бухгалтерії установи з порушенням установлених термінів, до такого працівника застосовуються такі ж штрафні санкції, як і щодо відрядження.
У бюджетних установах витрати готівки на господарські потреби здійснюються за рахунок коштів,передбачених кошторисом за кодом економічної класифікації видатків 1130 «Придбання предметів постачання і матеріалів, оплата послуг та інші видатки». Для обліку розрахунків із підзвітними особами планом рахунків передбачено активний субрахунок 362 «Розрахунки з підзвітними особами» Бухгалтерські записи з обліку розрахунків із підзвітними особами наведено в таблиці 4.2.
Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 накопичувальної відомості за розрахунками з підзвітними особами типової форми № 386 (бюджет) за кожною підзвітною особою в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Операції за розрахунками з підзвітними особами здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду і ведуться в окремому ордері. Операції з видачі готівки під звіт і відшкодування перевитрат відображаються за дебетом субрахунка 362 «Розрахунки з підзвітними особами». Дані про невикористані й повернуті в касу підзвітні суми та про витрачені суми згідно зі звітами про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт відображаються за кредитом субрахунки 362 «Розрахунки з підзвітними особами».
Залишок на кінець звітного місяця за субрахунком 362 розраховується як загальний, так і окремо за кожною підзвітною особою розрізі кодів економічної класифікації видатків.
Визначаючи позицію «Сума оборотів за меморіальним ордером» із загальної суми оборотів за меморіальним ордером віднімаються суми оборотів касових операцій.
Позиція «Сума оборотів за меморіальним ордером» у вигляді відповідної кореспонденції переноситься до книги «Журнал-головна».
Розрахунки із підзвітними особами за службовими відрядженнями здійснюються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (із змінами та доповненнями) та постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.1999 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон». Службове відрядження - це поїздка працівника, який знаходиться у трудових відносинах з бюджетною установою (штатний працівник), за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Направлення працівника у відрядження здійснює керівник установи або його заступник шляхом оформлення наказу (розпорядження), в якому вказується пункт призначення, назва установи (організації), куди відряджається працівник, термін та мета відрядження. Необхідно зауважити, що термін перебування працівника у відрядженні визначається керівником або його заступником, але він не може перевищувати 30 календарних днів в Україні та 60 - для відрядження за кордон.
На підставі наказу (розпорядження) відповідальна особа бюджетної установи працівникові, який відбуває у відрядження, виписує посвідчення про відрядження. Ці посвідчення реєструються у спеціальному журналі.
Працівника, що відбуває у відрядження, установа зобов'язана забезпечити грошовими коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження, для оплати проїзду, найму житла та добових.
Для осіб, що відбувають у відрядження за рахунок бюджетних коштів, чинними нормативно-правовими актами встановлено додаткові обмеження:
- витрати на харчування, вартість якого включена в рахунки на оплату проживання в готелі, та на проїзд міським транспортом загального користування у місці відрядження, відшкодовуються за рахунок добових;
- витрати вартості проживання понад встановлені граничні норми та оплата витрат на перевезення більше 30 кг багажу, витрати на проїзд у м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах,які оплачуються по 1—4-й групах тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1 -ї та 2-ї категорії та повітряним транспортом за білетами 1-го класу та бізнес-класу, відшкодовуються в кожному окремому випадку відповідно до підтверджувальних документів лише за дозволом керівника установи.
За наявності підтверджувальних документів відрядженому працівникові відшкодовуються витрати:
- на наймання житла з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях та включені в рахунки на оплату вартості проживання в готелі, але не більше 10% норм добових для країни, куди відряджений працівник за всі дні проживання, за користування холодильником, телевізором у межах норм, передбачених для певної країни відрядження, в Україні не більше 80 грн. за добу;
- на бронювання місця в готелях в розмірі не більше 50% вартості місця за добу;
- добові, за кожен день перебування працівника у відрядженні, в тому числі за час знаходження в дорозі, вихідні, святкові, неробочі дні. Добові для працівників, відряджених у межах України та за кордон, відшкодовуються відповідно до норм добових витрат для відповідної країни, згідно з додатком до постанови КМУ від 23.09.1999 р. № 663. Якщо ж працівник, відряджений за кордон або в межах України, відповідно до умов запрошення забезпечується стороною, що приймає, безкоштовним харчуванням, то добові відшкодовуються у відсотках до встановлених норм добових витрат для даної країни згідно з додатком, зокрема 80%- при одноразовому, 55% - при дворазовому, 35% - при триразовому харчуванні.
Установи, що відряджають працівників у межах України та за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах згідно з установленими нормами. Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Витрати за службовим відрядженням, не підтверджені оригіналами відповідних документів, працівникові не відшкодовуються.
Якщо наступає тимчасова непрацездатність відрядженого працівника,йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житла (крім випадків перебування на стаціонарному лікуванні), сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я повернутися до місця свого постійного проживання або до виконання покладеного на нього службового доручення, але на строк не більше двох місяців.
Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника та неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені у встановленому порядку. За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності до днів відрядження не включаються.
Аванс працівникові, відрядженому за кордон, видається в національній валюті країни, куди його відряджено, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які зумовлені реальними потребами країни відрядження.
Працівникові, відрядженому за кордон, відшкодовуються витрати:
- на проїзд як до місця відрядження і назад, так і в місці відрядження;
- на оплату рахунків за проживання в готелях, включаючи витрати на харчування, побутові послуги, користування холодильником, телевізором, кондиціонером;
- на оплату телефонних рахунків;
- на оформлення закордонних паспортів, віз, комісійних, обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи збори та податки, котрі належить сплатити у зв'язку із здійсненням таких витрат.
За час перебування у відрядженні за працівником зберігається його місце роботи та середній заробіток.
валюті, в якій раніше було видано аванс, не пізніше трьох банківських днів після повернення із відрядження. Рішення щодо затвердження перевірених бухгалтерією звітів про використання коштів,наданих на відрядження або під звіт, приймає керівник установи або його заступник протягом трьох банківських днів.
Якщо суму надміру витрачених коштів працівник повертає пізніше закінчення третього банківського дня після завершення відрядження, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, то для таких осіб нараховується штраф у розмірі 15% від суми надміру витрачених коштів.
Якщо працівник не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін, то така сума підлягає оподаткуванню відповідно до Закону України «Про податок із доходів фізичних осіб» за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу, та нарахуванню штрафу в розмірі 15% суми таких надміру витрачених коштів.
У бюджетних установах витрати на відрядження здійснюються за рахунок коштів, передбачених кошторисом за кодом економічної класифікації видатків 1140 «Видатки на відрядження».
За рахунок підзвітних сум можуть бути проведені господарські витрати, а саме: придбання продуктів харчування, господарських товарів та медикаментів - у разі коли ці витрати неможливо або недоцільно провести в порядку безготівкових розрахунків.
У разі прийняття рішення розпорядниками бюджетних коштів про придбання продуктів харчування, господарських товарів та медикаментів за готівку такі розпорядники коштів письмово повідомляють про це ограни Державного казначейства.
Здійснення видатків готівкою господарських витрат проводиться за тими ж документами, що й у разі безготівкових розрахунків, і з дозволу головного розпорядника бюджетних коштів.
Після отримання готівки на придбання продуктів харчування, господарських товарів та медикаментів до органів ДКУ подають документи, котрі підтверджують здійснення видатків та взяття на облік матеріальних цінностей. Підтверджувальні документи подають протягом трьох робочих днів після придбання. У разі неподання розпорядниками коштів у встановлені строки документів ограни ДКУ припиняють видачу чеків на отримання готівки на зазначені цілі.
Протягом трьох банківських днів працівник зобов'язаний подати в бухгалтерію бюджетної установи звіт про використання коштів,наданих на відрядження або під звіт, до якого обов'язково додаються
відповідні підтверджувальні документи. Якщо звіт подається до бухгалтерії установи з порушенням установлених термінів, до такого працівника застосовуються такі ж штрафні санкції, як і щодо відрядження.
У бюджетних установах витрати готівки на господарські потреби здійснюються за рахунок коштів,передбачених кошторисом за кодом економічної класифікації видатків 1130 «Придбання предметів постачання і матеріалів, оплата послуг та інші видатки». Для обліку розрахунків із підзвітними особами планом рахунків передбачено активний субрахунок 362 «Розрахунки з підзвітними особами» Бухгалтерські записи з обліку розрахунків із підзвітними особами наведено в таблиці 4.2.
Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 накопичувальної відомості за розрахунками з підзвітними особами типової форми № 386 (бюджет) за кожною підзвітною особою в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Операції за розрахунками з підзвітними особами здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду і ведуться в окремому ордері. Операції з видачі готівки під звіт і відшкодування перевитрат відображаються за дебетом субрахунка 362 «Розрахунки з підзвітними особами». Дані про невикористані й повернуті в касу підзвітні суми та про витрачені суми згідно зі звітами про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт відображаються за кредитом субрахунки 362 «Розрахунки з підзвітними особами».
Залишок на кінець звітного місяця за субрахунком 362 розраховується як загальний, так і окремо за кожною підзвітною особою розрізі кодів економічної класифікації видатків.
Визначаючи позицію «Сума оборотів за меморіальним ордером» із загальної суми оборотів за меморіальним ордером віднімаються суми оборотів касових операцій.
Позиція «Сума оборотів за меморіальним ордером» у вигляді відповідної кореспонденції переноситься до книги «Журнал-головна».
