Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко (ру) Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)
2.3.2. Документальное оформление учета запасов
Документальное оформление первичного учета запасов определен отдельным инструкцией.
Материалы, сырье, топливо и другие запасы являются одними из важнейших ценностей, которые обеспечивают полноценное функционирование бюджетного учреждения. Учитывая постоянное движение запасов и их недолговечны использования документальное оформление поступления, наличия и расходования указанных ресурсов считается достаточно ответственным процессом, который должен обеспечить необходимую информацию как для бухгалтерского учета, так и для контроля и оперативного управления движением материальных ценностей.
С этой целью необходимо детально ознакомиться с формами первичного и аналитического учета запасов, а также с порядком их заполнения и применения.
• Акт о приемке материалов (форма № 3-1)
Данный акт составляется при приеме учреждением на учет материальных запасов, когда существуют количественные или качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщиков. Акт составляется приемной комиссией в двух экземплярах в присутствии заведующего складом и представителя отправителя (Поставщика), а в случае неявки последнего или если вызов отправителя (Поставщика) не является обязательным, - представителя незаинтересованной организации.
Факт приемки и оприходования материальных запасов подтверждается подписью материально ответственного лица, принявшего их на ответственное хранение.
После приема материальных запасов акты с приложением документов (Счетов-фактур, накладных и т.п.) передаются в бухгалтерию. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных запасов, а второй - для направления претензии поставщику.
При составлении акта заполняются все реквизиты, кроме кода функциональной классификации расходов и балансового счета, идо кредитуется. Указанные шифры проставляются бухгалтерией бюджетного учреждения или централизованной бухгалтерией.
• Акт списания (форма № 3-2)
Акт применяется для списания запасов и составляется комиссией, назначенной приказом руководителя, в двух экземплярах.
Первый экземпляр покажется в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.
• Накладная (требование) (форма № 3-3)
Форма является унифицированной и применяется для оформления приемки материальных ценностей на склад (в кладовую) или выдачи со склада (кладовой). Может применяться для внутреннего перемещения материальных ценностей.
Накладная (требование) выписывается бухгалтерией в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения.
Один экземпляр предназначен для получения материальных ценностей со склада, а другой - для учета этих ценностей по месту их использования.
Оформленные распиской получателя накладные (требования) передаются в бухгалтерию с реестром.
• Меню-требование на выдачу продуктов питания (форма № 3-4) Применяется для оформление отпуска продуктов питания со склада (кладовой). Меню-требование состоит ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количество лиц, получающих питание.
Меню-требование вместе с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не менее раза в месяц.
Данные меню-требования записываются в ежемесячную накопительную ведомость по расходованию продуктов питания (форма № 3-13).
• Меню-требование на выдачу продуктов питания (форма № 3-4а) Меню-требование на выдачу продуктов питания (форма № 3-4а) применяется для оформления выдачи продуктов питания со склада (кладовой) при автоматизированном учете.
Меню-требования формы № 3-4а складываются таким же порядком, как и меню-требования формы № 3-4, и ежедневно (или в дни, установленные графиком) кажутся на обработку.
• Заборная карточка (форма № 3-5)
Предназначена для оформления отпуска материальных ценностей, продукции молочной кухни и других запасов, которые отпускаются систематически в течение месяца.
Заборная карта выписывается бухгалтерией на несколько наименований материальных ценностей, принадлежащих к одному коду экономической классификации.
Заборная карта выписывается в двух экземплярах: один - для получателя, второй - для склада. Срок использования карты: 15 дней - при ежедневном отпуске. 1 месяц - при периодическом отпуска материальных ценностей. Отпуск материальных ценностей осуществляется со строгим соблюдением лимита, если такой установлен.
Понадлимитований отпуск материалов оформляется выпиской отдельной накладной (Требования) формы № 3-3. Аналогично оформляется и замена одного материала другим, для чего в заборной карточке делается отметка "См.. требование № ___ "и соответственно уменьшается остаток лимита.
Данные об изменениях лимита заносятся в предварительно выданную заборная карта. При этом ранее установленный лимит перечеркивается и сверху надписывается новый лимит. Исправление подтверждается подписью, которая установила лимит и внесла изменения.
Количество материальных ценностей, отпущенные проставляется материально ответственным лицом в обоих экземплярах. В заборной карте на отпуск продуктов молочной кухни, кроме того, проставляется количество тары, возвращена получателем.
Материально ответственное лицо ставит свою подпись в заборной карте получателя, а на заборной карте склада ставит свою подпись получатель.
По истечении месяца или после использования лимита (при лимитированном отпуска) заборные карты вместе с другими приходно-расходными документами сдаются в бухгалтерию для отражения в учете.
• Книга количественно-суммовой учет (форма № 3-6)
Применяется для аналитического учета материальных ценностей как в количественном, так и суммовом измерении. В книге для каждого наименования (сорта) запасов открываются отдельные аналитические счета.
Книга открывается на год на основании остатков на начало года. Для этого в первой строке в графе 3 по соответствующим наименованиям запасов записывается "Остаток на 1 января 200 г.", а в графах 9 и 10 проставляются количество и сумма переходящего остатка прошлого года Записи в книге производятся на основании первичных документов.
В конце месяца в графах 5-8 подводятся итоги за данный месяц и с Учетом входящего остатка записывается остаток (в графах 9 и 10) на начало следующего за отчетным месяцем.
• Книга количественно-суммовой учет (форма № 3-6а) применяется для аналитического учета материальных ценностей в централизованных бухгалтериях. Книга открывается в разрезе аналитических счетов по каждому наименованию (сорту) запасов, как в целом по всем обслуживаемыми учреждениями, так и с выделением каждого учреждения (материально-ответственным лицом).
Книга открывается записями сумм остатков материалов на начало года, тогда в первой строке в графе 3 пишется: "Остаток на 1 января 200__г.", в графах 9 и 10 проставляется остаток целом по централизованной бухгалтерией, а в графах II и 12 - в том числе за каждым учреждением, обслуживаемого.
• Карточка количественно-суммовой учет (форма № 3-7)
Назначение карты и порядок ее ведения такой же, как Книги количественно-суммовой учет формы № 3-6 и формы № 3-6а.
Применяется в учреждениях, где аналитический учет в бухгалтерии осуществляется не в книгах, а на карточках.
• Книга учета животных (форма № 3-8)
Применяется для аналитического учета молодняка животных и животных на откорме. В книге открываются отдельные аналитические счета по видам и возрастным группам молодняка животных, а также по видам животных на откорме.
В централизованных бухгалтериях книги учета животных формы № 3-8 открываются при каждой обслуживаемой учреждением.
• Книга складского учета запасов (форма № 3-9)
Применяется для учета материалов, продуктов питания, готовых изделий и других запасов на складе (кладовой). Ведется материально ответственным лицом по наименованием, сортом и количеством запасов.
Записи производятся на основании приходно-расходных документов. После каждого записи выводится остаток запасов.
В кипця книги не реже одного раза в квартал делаются записи о ее проверку бухгалтерией.
• Журнал регистрации битой посуды (форма № 3-10)
Журнал ведется для списания разбитой посуды в учреждениях, имеющих в своем составе столовой и пищеблок. Записи в журнале осуществляются соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением журнала и ежеквартально (или ежемесячно) составляет акт о списании разбитой посуды, который утверждается руководителем учреждения.
• Оборотная ведомость (форма № 3-11)
Применяется для сверки данных складского и бухгалтерского учета.
Оборотная ведомость открывается на год и составляется ежемесячно на основании данных бухгалтерского учета по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим синтетическим счетом, в количественном и стоимостном отражении. По каждому субсчету выводятся общие суммарные итоги, которые должны соответствовать показателям синтетического учета.
• Накопительная ведомость по поступлению продуктов питания
(Форма № 3-12)
Предназначена для учета поступления продуктов питания. Ведомость составляется по каждым материально ответственным лицом. Записи производятся на основе первичных документов в количественно-суммовом выражении.
• Накопительная ведомость по расходованию продуктов питания (форма № 3-13)
Применяется для учета расходования продуктов питания в течение месяца Записи в ней проводятся бухгалтерией на основании меню-требований и других документов.
Накопительная ведомость расхода продуктов питания составляется по каждой материально ответственным лицом.
• Описание карточек по учету запасов (форма № 3-14)
Применяется для регистрации открытых карточек аналитического учета в случаях, когда учет бухгалтерских операций ведется не в книгах, а на карточках. Регистрация осуществляется на момент открытия карты.
Материалы, сырье, топливо и другие запасы являются одними из важнейших ценностей, которые обеспечивают полноценное функционирование бюджетного учреждения. Учитывая постоянное движение запасов и их недолговечны использования документальное оформление поступления, наличия и расходования указанных ресурсов считается достаточно ответственным процессом, который должен обеспечить необходимую информацию как для бухгалтерского учета, так и для контроля и оперативного управления движением материальных ценностей.
С этой целью необходимо детально ознакомиться с формами первичного и аналитического учета запасов, а также с порядком их заполнения и применения.
• Акт о приемке материалов (форма № 3-1)
Данный акт составляется при приеме учреждением на учет материальных запасов, когда существуют количественные или качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщиков. Акт составляется приемной комиссией в двух экземплярах в присутствии заведующего складом и представителя отправителя (Поставщика), а в случае неявки последнего или если вызов отправителя (Поставщика) не является обязательным, - представителя незаинтересованной организации.
Факт приемки и оприходования материальных запасов подтверждается подписью материально ответственного лица, принявшего их на ответственное хранение.
После приема материальных запасов акты с приложением документов (Счетов-фактур, накладных и т.п.) передаются в бухгалтерию. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных запасов, а второй - для направления претензии поставщику.
При составлении акта заполняются все реквизиты, кроме кода функциональной классификации расходов и балансового счета, идо кредитуется. Указанные шифры проставляются бухгалтерией бюджетного учреждения или централизованной бухгалтерией.
• Акт списания (форма № 3-2)
Первый экземпляр покажется в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.
• Накладная (требование) (форма № 3-3)
Форма является унифицированной и применяется для оформления приемки материальных ценностей на склад (в кладовую) или выдачи со склада (кладовой). Может применяться для внутреннего перемещения материальных ценностей.
Накладная (требование) выписывается бухгалтерией в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения.
Один экземпляр предназначен для получения материальных ценностей со склада, а другой - для учета этих ценностей по месту их использования.
Оформленные распиской получателя накладные (требования) передаются в бухгалтерию с реестром.
• Меню-требование на выдачу продуктов питания (форма № 3-4) Применяется для оформление отпуска продуктов питания со склада (кладовой). Меню-требование состоит ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количество лиц, получающих питание.
Меню-требование вместе с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не менее раза в месяц.
Данные меню-требования записываются в ежемесячную накопительную ведомость по расходованию продуктов питания (форма № 3-13).
• Меню-требование на выдачу продуктов питания (форма № 3-4а) Меню-требование на выдачу продуктов питания (форма № 3-4а) применяется для оформления выдачи продуктов питания со склада (кладовой) при автоматизированном учете.
Меню-требования формы № 3-4а складываются таким же порядком, как и меню-требования формы № 3-4, и ежедневно (или в дни, установленные графиком) кажутся на обработку.
• Заборная карточка (форма № 3-5)
Предназначена для оформления отпуска материальных ценностей, продукции молочной кухни и других запасов, которые отпускаются систематически в течение месяца.
Заборная карта выписывается бухгалтерией на несколько наименований материальных ценностей, принадлежащих к одному коду экономической классификации.
Понадлимитований отпуск материалов оформляется выпиской отдельной накладной (Требования) формы № 3-3. Аналогично оформляется и замена одного материала другим, для чего в заборной карточке делается отметка "См.. требование № ___ "и соответственно уменьшается остаток лимита.
Данные об изменениях лимита заносятся в предварительно выданную заборная карта. При этом ранее установленный лимит перечеркивается и сверху надписывается новый лимит. Исправление подтверждается подписью, которая установила лимит и внесла изменения.
Количество материальных ценностей, отпущенные проставляется материально ответственным лицом в обоих экземплярах. В заборной карте на отпуск продуктов молочной кухни, кроме того, проставляется количество тары, возвращена получателем.
Материально ответственное лицо ставит свою подпись в заборной карте получателя, а на заборной карте склада ставит свою подпись получатель.
По истечении месяца или после использования лимита (при лимитированном отпуска) заборные карты вместе с другими приходно-расходными документами сдаются в бухгалтерию для отражения в учете.
• Книга количественно-суммовой учет (форма № 3-6)
Применяется для аналитического учета материальных ценностей как в количественном, так и суммовом измерении. В книге для каждого наименования (сорта) запасов открываются отдельные аналитические счета.
Книга открывается на год на основании остатков на начало года. Для этого в первой строке в графе 3 по соответствующим наименованиям запасов записывается "Остаток на 1 января 200 г.", а в графах 9 и 10 проставляются количество и сумма переходящего остатка прошлого года Записи в книге производятся на основании первичных документов.
В конце месяца в графах 5-8 подводятся итоги за данный месяц и с Учетом входящего остатка записывается остаток (в графах 9 и 10) на начало следующего за отчетным месяцем.
• Книга количественно-суммовой учет (форма № 3-6а) применяется для аналитического учета материальных ценностей в централизованных бухгалтериях. Книга открывается в разрезе аналитических счетов по каждому наименованию (сорту) запасов, как в целом по всем обслуживаемыми учреждениями, так и с выделением каждого учреждения (материально-ответственным лицом).
Книга открывается записями сумм остатков материалов на начало года, тогда в первой строке в графе 3 пишется: "Остаток на 1 января 200__г.", в графах 9 и 10 проставляется остаток целом по централизованной бухгалтерией, а в графах II и 12 - в том числе за каждым учреждением, обслуживаемого.
• Карточка количественно-суммовой учет (форма № 3-7)
Назначение карты и порядок ее ведения такой же, как Книги количественно-суммовой учет формы № 3-6 и формы № 3-6а.
Применяется в учреждениях, где аналитический учет в бухгалтерии осуществляется не в книгах, а на карточках.
• Книга учета животных (форма № 3-8)
Применяется для аналитического учета молодняка животных и животных на откорме. В книге открываются отдельные аналитические счета по видам и возрастным группам молодняка животных, а также по видам животных на откорме.
В централизованных бухгалтериях книги учета животных формы № 3-8 открываются при каждой обслуживаемой учреждением.
• Книга складского учета запасов (форма № 3-9)
Применяется для учета материалов, продуктов питания, готовых изделий и других запасов на складе (кладовой). Ведется материально ответственным лицом по наименованием, сортом и количеством запасов.
В кипця книги не реже одного раза в квартал делаются записи о ее проверку бухгалтерией.
• Журнал регистрации битой посуды (форма № 3-10)
Журнал ведется для списания разбитой посуды в учреждениях, имеющих в своем составе столовой и пищеблок. Записи в журнале осуществляются соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением журнала и ежеквартально (или ежемесячно) составляет акт о списании разбитой посуды, который утверждается руководителем учреждения.
• Оборотная ведомость (форма № 3-11)
Применяется для сверки данных складского и бухгалтерского учета.
Оборотная ведомость открывается на год и составляется ежемесячно на основании данных бухгалтерского учета по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим синтетическим счетом, в количественном и стоимостном отражении. По каждому субсчету выводятся общие суммарные итоги, которые должны соответствовать показателям синтетического учета.
• Накопительная ведомость по поступлению продуктов питания
(Форма № 3-12)
Предназначена для учета поступления продуктов питания. Ведомость составляется по каждым материально ответственным лицом. Записи производятся на основе первичных документов в количественно-суммовом выражении.
• Накопительная ведомость по расходованию продуктов питания (форма № 3-13)
Применяется для учета расходования продуктов питания в течение месяца Записи в ней проводятся бухгалтерией на основании меню-требований и других документов.
Накопительная ведомость расхода продуктов питания составляется по каждой материально ответственным лицом.
• Описание карточек по учету запасов (форма № 3-14)
Применяется для регистрации открытых карточек аналитического учета в случаях, когда учет бухгалтерских операций ведется не в книгах, а на карточках. Регистрация осуществляется на момент открытия карты.
